Yksi yrityksemme perusajatus on, että osaamisemme alkaa siitä mihin muiden aika, resurssit tai osaaminen loppuvat. Tarkoituksena ei ole aliarvioida asiakkaidemme tai kumppaniemme osaamista. Usein kyseessä onkin työtehtävät, joita me pääsemme tekemään eri ympäristöissä viikoittain tai kuukausittain, mutta asiakkaamme joutuvat näihin tehtäviin paneutumaan harvemmin kuin vuosittain. Monesti halutaan henkistä ja ennen kaikkea teknistä tukea projekteihin, jotka eivät ole täysin sen oman mukavuusalueen sisäpuolella.
Erilaiset migraatioprojektit ovat hyviä esimerkkejä edellä mainituista ulkoistuksista. Yksinkertaisuudessaan prosessi etenee niin, että asiakkaamme, potentiaalinen asiakas tai kumppanimme tiedustelee kokemustamme migraatioprojektiin, johon he eivät omatoimisesti halua lähteä. Vaihtoehtoina on ulkoistaa projektia kokonaisuudessaan tai hyödyntää ulkoistettua asiantuntijaa oman IT-organisaation tukena. Erilaisia skenaarioita migraatioprojekteille on paljon. Tyypillisiä tilanteita ovat:
– Asiakkaalla on oma sähköpostipalvelin tai sähköpostipalvelu, mutta kyseessä ei ole Microsoftin tuote. Nykyinen ratkaisu halutaan korvata Microsoft 365 palveluilla, sekä siirtää datat nykyisestä ratkaisusta uuteen.
– Asiakkaalla on oma Exchange-palvelin minkä käytöstä halutaan luopua
– Asiakkaalla on jo Microsoft 365 palvelu, mutta esimerkiksi yrityskauppojen seurauksena tulee tarve yhdistää tai pilkkoa erillisiä kokonaisuuksia. Tällöin yleensä siirretään sähköpostilaatikoita, Onedrive-tiedostoja, Sharepoint tai Teams -ryhmiä yritystilaukselta (tenant) toiselle.
Yleisesti voidaan sanoa, että migraatiota tarvitsevat asiakkaat, jotka suunnittelevat nykyisen sähköpostiratkaisun korvaamista Microsoft 365 ratkaisulla tai tarvitsevat nykyisten erillisten Microsoft 365 ympäristöjen yhdistämistä tai Microsoft 365 ympäristön eriyttämistä. Tällainen tilanne on asiakkaan omalle tietohallinnolle hyvinkin kertaluontoinen ja tätä ei ajankäytöllisesti ja resurssien osalta ole järkevää lähteä työstämään itse.
Migraatioprojekteihin oman mausteensa tuo työkalut, joita ei juurikaan tule muuten hyödynnettyä normaalissa IT-arjessa. Kun vaihtoehtona on lähteä itse opiskelemaan kertaluontoisesta projektia varten kokonaan uusia työkaluja tai ottaa vierelle henkilö, joka on näitä onnistuneesti hyödyntänyt kymmeniä kertoja, on päätös usein hyvinkin yksinkertainen. Datojen siirroissa hyödynnetään tähän erikoistuneita työkaluja. Yleisesti käytettyjä vaihtoehtoja ovat:
– Microsoft omat työkalut siirrettäessä dataa Exchange tai IMAP-palvelimista sekä Google Suite -palvelusta
– Sharegate tarjoaa hyvän työkalun Teams, Sharepoint ja Onedrive datan kopioimiseksi
– BitTitan on taas monipuolisin tuki sähköpostiviestien kopiointiin eri sähköpostijärjestelmistä
Vaikka työkalut ovat kehittyneitä ja niiden käyttäjät pitkän linjan ammattilaisia, on migraatioprojekteissa omat sudenkuoppansa. Suurena haasteena eteen tulee usein se, ettei kaikkea dataa saada siirrettyä automaattisesti. Aikoinaan eräs asiakkaamme talouspäällikkö ihmetteli arviota projektin kestosta, joka oli useita päiviä. Hän pohti, että ”eikö siinä paineta vain Control+Alt+F15 ja kaikki on kunnossa”. Niin silloin kun nytkin on todettava, että ihan näin valmis maailma ei vielä ole. Huumorilla ja ammattitaidolla selviää onneksi yllättävän monista asioista.
Datan siirron osalta haasteet voivat johtua esimerkiksi seuraavista asioista:
– Eri järjestelmien välillä data voi olla eri muotoista ja ei yhteensopivaa. Esimerkkinä sähköpostihistorian siirtäminen Lotus Notes ympäristöstä Microsoft 365 palveluun.
– Microsoft 365 palvelusta ei saa ladattua kaikkea dataa. Esimerkiksi Teamsin chat-historiaa tai Forms-lomakkeita.
– Teamsiin linkkien kautta lisätty data, esimerkiksi kuvalinkit muista palveluista eivät siirry ongelmitta
– MS Planner data saadaan siirrettyä vain, jos se on liitetty Teams tiimiin
– Teams kutsulinkit eivät toimi siirron jälkeen
– OneDrive tai Sharepoint jakolinkit eivät toimi siirron jälkeen
Niin isoissa kuin pienissäkin ympäristöissä migraatioprojekteihin liittyy paljon liikkuvia osia. Datasiirrot eivät ole ainoa asia mitä projektia suunniteltaessa tulee ottaa huomioon. Monesti datan kopiointi kestää useita päiviä ja muutokset voivat aiheuttaa tuotantokatkoksia. Kokenut asiantuntija osaa ottaa suunnittelussa myös nämä huomioon ja määritellä hyvinkin tarkkaan katkosten ajankohdan sekä keston. Kun tehdään ”Microsoft 365 to Microsoft 365” -migraatioita, on tärkeää miettiä etukäteen työasemiin tarvittavat asetusmuutokset migraation jälkeen. Tähän voi kuluttaa paljon aikaa ilman hyvää ja selkeää suunnitelmaa. Myös nimipalvelut voivat tuoda oman mausteensa keitokseen: asiakkaan nimipalveluita voi hoitaa toimittaja, joka tekee muutoksia vain arkiaikoina. Tällöin tuotantokatkosten aikataulutus tulee suunnitella erityisen tarkasti. Ja ennen kaikkea pysyä suunnitelmassa.
Jotta tässä ei mennä pelkästään uhkakuvien kautta, niin on hyvä pohtia, mikä tekee hyvän migraatioprojektin. Kokemus, hyvä suunnitelma ja ajankohtainen tieto työkaluista ja asiakkaan ympäristöistä ovat erinomainen lähtökohta. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että kun seuraavat kohdat ovat kaikilla osapuolilla selvänä ennen aloittamista, ollaan jo matkalla kohti onnistunutta migraatioprojektia:
– Siirrettävät resurssit kartoitetaan ja listataan mahdollisimman tarkasti ja selvitetään mitä saadaan siirrettyä ja mitä ei
– Ennen siirtoa nykyisestä järjestelmästä siivotaan sinne kertynyt turha data
– Selvitetään projektiin tarvittavat työkalut, osapuolet ja kunkin rooli
– Projektiin suunnitellaan aikataulu, johon kaikki osapuolet sitoutuvat
– Tarvittavat muutokset työasemille suunnitellaan ja järjestetään tarvittaessa käyttäjille siirron jälkeistä tukea
– Hyvä tiedotus ja ohjeistus loppukäyttäjille
Apua ja tukea migraatioprojekteihin on saatavilla läheltä ja laadukkaasti. Kevyimmät konsultaatiot koostuvat asiakkaan oman IT-organisaation suunnitelman sparrauksesta ja konsultoinnista. Tällöin puhutaan joidenkin tuntien kokonaisuudesta, jonka avulla voi kuitenkin välttää yleisiä ja vähän harvinaisempiakin haasteita. Laajimmillaan teemme koko migraation suunnittelusta loppukäyttäjien tukeen ja asiakas keskittyy siihen kuuluisaan omaan liiketoimintaansa. Ja näiden kahden esimerkin välimaastoon mahtuu monta erilaista räätälöitävää kokonaisuutta. Se ei ole niin vaikeaa, kun sen osaa.